컨퍼런스를 성공적으로 진행하는 방법

게시자: 제트파크 호텔 - 2021년 5월 28일

대규모 컨퍼런스를 주최할 때는 반드시 행사장 현장 방문을 진행하십시오. 각 행사장이 제공하며 당신을 감동시키려는 '사은품'에 현혹되지 마십시오. 참석자들에게 실제로 제공되지 않을 가능성이 높기 때문입니다. 대신 성공적인 행사를 위한 핵심 요소인 창문, 에어컨, 장비, 좌석, 테이블, 음식 및 서비스에 집중하십시오.

행사장에서의 응답 시간을 확인하세요. 답변을 받기까지 오랜 시간이 걸린다면, 행사일이 다가올수록 더욱 답답해질 것입니다. 다만, 그들이 당신만을 상대하는 고객이 아니라는 점도 이해해야 합니다. 때로는 통제할 수 없는 상황이 발생하여 평소처럼 신속하게 답변하지 못할 수도 있습니다. 이는 대개 일회성 상황이니 여유를 두되, 합리적인 시간 내에 답변이 없을 경우 주저하지 말고 다시 문의하세요. 힌트: 20분은 합리적인 시간이 아닙니다.

컨퍼런스 전날 설치를 해야 한다면, 예약 시 반드시 해당 사실을 장소 측에 알려야 합니다. 대부분의 장소는 연속 예약이 이루어지므로 다음 날 예약을 위해 청소 및 설치를 할 시간이 필요합니다. 따라서 장소 측에 미리 알리지 않았다면, 전날 밤에 원하는 시간에 마음대로 출입할 수 있다고 기대해서는 안 됩니다. 또한 행사 전날 저녁 같은 장소에서 만찬이 있을 수 있어, 실제로 행사 준비는 자정이 지나서야 가능할 수 있습니다. 우리 대부분이 잠든 시간에도 호텔에서는 항상 뒤에서 열심히 일하는 직원들이 있습니다.

장소 예약 시 AV 요구 사항을 반드시 전달하십시오. 데이터 프로젝터를 사용하는 프레젠테이션과 여러 대의 TV가 필요하거나 세션 녹화가 필요한 본격적인 제작물 간에는 차이가 있으며, 이는 비용에 상당한 영향을 미칩니다. 또한 행사장에 전문 AV 공급업체를 제공해야 할 수 있으며, 해당 업체와 장비를 모두 사전에 예약해야 합니다.

견적서를 반드시 확인하세요. 대부분의 호텔은 견적 유효 기간과 객실 확보 여부를 명시합니다. 문의하거나 견적을 받았다고 해서 예약이 확정된 것으로 간주하지 마십시오. 특별히 '잠정 예약'을 요청하지 않는 한, 대부분의 호텔은 일정 기간 후 예약을 해제합니다. 이는 존재하지 않는 예약으로 인해 빈 객실이 발생하는 것을 방지하기 위함입니다.

행사 준비를 마지막 순간까지 미루지 마십시오. 대부분의 호텔은 행사용 음식을 주문하고 운영 인력을 배치해야 합니다. 초기 단계에 50명이라고 알려줬는데 결국 150명이 된다면, 충분한 규모의 회의실이 없을 경우 문제가 될 수 있으니 가능한 한 빨리 알려주십시오. 인원 수나 시간 조정이 필요하더라도 가능한 한 빨리 최대한 많은 정보를 제공하는 것이 좋습니다. 이러한 세부 사항은 당연히 요구되는 사항입니다. 숙박이 예약된 경우, 호텔은 적시에 객실 배정 명단을 받아야 합니다. 그렇지 않으면 비어 있는 객실 비용을 지불해야 할 수도 있습니다.

모든 서신을 주의 깊게 읽으십시오. 특히 최종 실행/행사 계획서를 꼼꼼히 확인하세요. 이 서류는 행사 당일 진행 사항을 모든 부서가 파악할 수 있도록 배포됩니다. 해당 서류에 오류가 있을 경우, 귀하의 기대와 달리 진행되지 않거나 더 이상 필요하지 않은 사항이 실행될 수 있습니다. 예를 들어, 식전 음료와 함께 카나페를 제공받기를 원했는데 행사 계획서에 그 내용이 언급되지 않았다면, 당일에는 제공되지 않을 것입니다. 반대로, 귀하가 문의하여 행사 계획서에 카나페가 기재되었으나 더 이상 필요하지 않은 경우, 계획서에 기재된 이상 해당 서비스는 제공되며 이에 대한 비용이 청구될 것입니다.

당일 실수는 발생할 수 있지만 팀을 질책하는 것은 상황 해결에 도움이 되지 않습니다. 해결 방안에 대한 제안을 요청하고, 합의된 해결 방안을 수립한 후, 원한다면 사건 발생 후 본인의 감정을 피드백하세요. 다만 해결을 위해 취해진 조치와 그 결과가 기대에 부합했는지 미흡했는지도 반드시 인정해야 합니다.

무언가를 제대로 처리하지 못했다면, 그 실수를 호텔 직원에게 화풀이하지 마십시오. 이는 문제를 해결하지 못할 뿐더러 앞으로의 관계를 악화시킬 뿐입니다. 실수를 인정하십시오. 직원들이 통제 가능한 범위 내에서라면 문제를 해결해 줄 수도 있으며, 아무도 알지 못할 것입니다. 다만, 저희도 기적을 일으키는 존재가 아니며 할 수 있는 일에는 한계가 있음을 양지해 주시기 바랍니다.

행사가 끝난 후에는 꼭 피드백을 제공해 주시기 바랍니다. 직원들에게 잘한 점과 다음을 위해 개선해야 할 점을 알려주는 것이 중요합니다. 부정적인 피드백만 받게 되면 직원들이 동기를 유지하기 어렵습니다. 대부분의 호텔 직원들은 최저임금만 받으며, 매일 출근하는 원동력은 바로 '잘 해낸 일'에 대한 보람입니다.

이 팁들이 다음 회의 예약을 성공적으로 진행하는 데 도움이 되길 바라며, 회의 당일을 즐기실 수 있기를 바랍니다. 회의 예약 담당자들은 해당 장소 운영 방식에 대한 전문가이지만, 귀하가 필요로 하는 사항에 따라 안내할 수 있을 뿐입니다. 그러니 주저하지 말고 말씀하시고, 필요하면 숨을 고르며 담당자의 안내에 따라 진행하시기 바랍니다.