Conseils pour réussir votre conférence

Publié par : Jet Park Hotels - 28 mai 2021

Pour une conférence de grande envergure, veillez à organiser des visites des lieux. Ne vous laissez pas séduire par les « petits plus » proposés par les différents lieux pour vous impressionner, car il est probable que vos délégués n'en bénéficieront pas. Concentrez-vous plutôt sur les éléments importants qui feront le succès de votre événement : fenêtres, climatisation, équipement, sièges, tables, nourriture et service.

Notez les délais de réponse du lieu. Si la réponse se fait attendre, cela deviendra d'autant plus frustrant à mesure que l'événement approche. Cependant, comprenez également que vous n'êtes pas leur seul client et que parfois, des événements indépendants de leur volonté peuvent les empêcher de vous répondre aussi rapidement qu'ils le feraient normalement. Il s'agit généralement d'un événement ponctuel, alors accordez-leur un peu de répit et n'hésitez pas à faire un suivi si vous n'avez pas reçu de réponse dans un délai raisonnable. Astuce : 20 minutes n'est pas un délai raisonnable.

Si vous devez installer votre matériel la veille de votre conférence, veillez à en informer le lieu lors de la réservation. La plupart des lieux ont des réservations consécutives et ont besoin de temps pour nettoyer et installer le lieu pour votre réservation le lendemain. Ne vous attendez donc pas à pouvoir y accéder la veille à une heure qui vous convient si vous n'en avez pas informé le lieu. Il se peut également qu'un dîner soit organisé dans le même lieu la veille de votre événement et que l'installation ne puisse donc être effectuée avant minuit. Alors que la plupart d'entre nous dormons, il y a toujours des personnes qui travaillent dans les coulisses d'un hôtel.

Veillez à communiquer vos besoins en matière d'équipement audiovisuel lors de la réservation d'une salle, car il existe une différence entre une présentation utilisant un projecteur de données et une production complète nécessitant plusieurs téléviseurs ou l'enregistrement des sessions, ce qui aura une incidence significative sur le coût. Le lieu peut également devoir faire appel à des fournisseurs spécialisés en équipement audiovisuel pour votre événement, et devra les réserver à l'avance, ainsi que le matériel.

Assurez-vous de bien lire le devis, car la plupart des hôtels indiquent la durée de validité du devis et précisent s'ils vous réservent ou non la chambre. Ne présumez pas que le simple fait d'avoir demandé un devis ou d'avoir reçu une réponse signifie que votre réservation est garantie. À moins que vous ne leur ayez expressément demandé de vous réserver provisoirement la chambre, la plupart des hôtels libèrent les réservations après un certain temps afin de ne pas se retrouver avec des chambres vides pour des réservations inexistantes.

N'attendez pas la dernière minute pour organiser l'événement. La plupart des hôtels doivent commander la nourriture pour votre événement et organiser le personnel nécessaire à son bon déroulement. Si vous avez indiqué un nombre de 50 personnes lors de la première étape et que vous vous retrouvez finalement avec 150 personnes, cela pourrait poser problème s'ils ne disposent pas d'une salle suffisamment grande. Communiquez donc cette information le plus tôt possible. Il est préférable de leur donner autant d'informations que possible dès que possible, même si vous devez ajuster le nombre de participants et les horaires. Ces petits détails sont attendus. Si l'hébergement est réservé, l'hôtel aura besoin d'une liste des chambres à temps, sinon vous risquez de devoir payer pour des chambres inoccupées.

Lisez attentivement toute la correspondance, en particulier les fiches finales relatives au déroulement et aux prestations. Elles sont remises à tous les services afin qu'ils sachent ce qui se passera le jour de votre événement. Si elles contiennent une erreur, cela signifie que quelque chose ne se déroulera pas comme prévu ou qu'un élément dont vous n'avez plus besoin sera présent. Par exemple, si vous souhaitez que des canapés soient servis avec les boissons avant le dîner et qu'ils ne sont pas mentionnés sur la fiche de fonctionnement, ils ne seront pas servis le soir même. À l'inverse, si les canapés sont mentionnés sur la fiche de fonctionnement parce que vous les avez demandés mais que vous n'en avez plus besoin, ils seront servis et vous seront facturés.

Le jour J, des erreurs peuvent se produire, mais critiquer l'équipe ne va pas aider à résoudre la situation. Demandez-leur de proposer des solutions, mettez-vous d'accord sur la manière de résoudre le problème, puis, si vous le souhaitez, une fois l'événement passé, donnez votre avis sur ce que vous avez ressenti. Veillez toutefois à reconnaître les efforts qui ont été faits pour résoudre le problème et à indiquer si ceux-ci ont été satisfaisants ou s'ils n'ont pas répondu à vos attentes.

Si vous avez commis une erreur, ne vous en prenez pas au personnel de l'hôtel. Cela ne résoudra pas votre problème et ne fera qu'envenimer vos relations à l'avenir. Assumez votre erreur, et ils pourront peut-être résoudre votre problème si cela relève de leur compétence, sans que personne n'ait à le savoir. Cependant, notez également que nous ne sommes pas des faiseurs de miracles et que nos moyens sont limités.

Une fois l'événement terminé, prenez le temps de donner votre avis. Il est important que le personnel sache ce qu'il a bien fait et ce qu'il doit améliorer pour la prochaine fois. S'il ne reçoit que des commentaires négatifs, il lui sera difficile de rester motivé. La plupart des employés d'hôtel ne touchent que le salaire minimum et c'est le travail bien fait qui les incite à revenir travailler jour après jour.

J'espère que ces conseils vous aideront à réussir la réservation de votre prochaine conférence et vous permettront de profiter pleinement de cette journée. Les responsables des réservations de salles de conférence sont des experts dans le fonctionnement de leur établissement, mais ils ne peuvent vous guider qu'en fonction de vos besoins. N'hésitez donc pas à leur faire part de vos attentes, à prendre le temps de respirer si nécessaire et à vous laisser guider par leurs conseils.