Tipps für eine erfolgreiche Konferenz

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Stellen Sie sicher, dass Sie für größere Konferenzen Besichtigungen der Veranstaltungsorte organisieren. Lassen Sie sich nicht von den „Goodies“ der verschiedenen Veranstaltungsorte beeindrucken, da Ihre Teilnehmer diese wahrscheinlich nicht erhalten werden. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die wichtigen Dinge, die zum Erfolg beitragen: Fenster, Klimaanlage, Ausstattung, Sitzgelegenheiten, Tische, Essen und Service.

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Beachten Sie die Antwortzeiten des Veranstaltungsortes. Wenn es ewig dauert, bis Sie eine Antwort erhalten, wird es umso frustrierender, je näher das Event rückt. Verstehen Sie jedoch auch, dass Sie nicht der einzige Kunde sind, den sie haben, und dass manchmal Dinge passieren, die außerhalb ihrer Kontrolle liegen, sodass sie sich möglicherweise nicht so schnell wie sonst bei Ihnen melden können.  Dies ist in der Regel eine einmalige Angelegenheit, also geben Sie ihnen etwas Spielraum und scheuen Sie sich nicht, nachzufragen, wenn Sie innerhalb eines angemessenen Zeitraums keine Antwort erhalten haben. Hinweis: 20 Minuten sind kein angemessener Zeitrahmen.

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Wenn Sie am Tag vor Ihrer Konferenz alles vorbereiten müssen, teilen Sie dies bitte bei der Buchung dem Veranstaltungsort mit. Die meisten Veranstaltungsorte haben aufeinanderfolgende Buchungen und benötigen Zeit, um den Veranstaltungsort für Ihre Buchung am nächsten Tag zu reinigen und vorzubereiten. Gehen Sie also nicht einfach davon aus, dass Sie am Vorabend zu einer für Sie passenden Zeit Zugang haben, wenn Sie dies nicht mit dem Veranstaltungsort abgesprochen haben.  Möglicherweise findet am Abend vor Ihrer Veranstaltung auch ein Abendessen im selben Veranstaltungsort statt, sodass die Vorbereitungen für Ihre Veranstaltung erst nach Mitternacht beginnen können. Während die meisten von uns schlafen, arbeiten in einem Hotel immer Menschen hinter den Kulissen.

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Stellen Sie sicher, dass Sie bei der Buchung eines Veranstaltungsortes die AV-Anforderungen mitgeteilt haben, da es einen Unterschied zwischen einer Präsentation mit einem Datenprojektor und einer vollständigen Produktion mit mehreren Fernsehern oder Aufzeichnungen der Sitzungen gibt, was sich erheblich auf die Kosten auswirkt. Der Veranstaltungsort muss möglicherweise auch spezialisierte AV-Anbieter für Ihre Veranstaltung bereitstellen und muss diese sowie die Ausrüstung im Voraus buchen.

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Lesen Sie das Angebot sorgfältig durch. Die meisten Hotels geben an, wie lange das Angebot gültig ist und ob sie das Zimmer für Sie reservieren oder nicht. Gehen Sie nicht einfach davon aus, dass Sie eine sichere Buchung haben, nur weil Sie eine Anfrage gestellt oder ein Angebot erhalten haben. Sofern Sie nicht ausdrücklich darum gebeten haben, die Buchung für Sie vorzumerken, geben die meisten Hotels die Buchung nach einer bestimmten Zeit wieder frei, damit sie nicht mit leeren Zimmern aus nicht existierenden Buchungen dastehen.

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Warten Sie mit der Organisation der Veranstaltung nicht bis zur letzten Minute. Die meisten Hotels müssen das Essen für Ihre Veranstaltung bestellen und Personal für die Durchführung organisieren. Wenn Sie zu Beginn eine Teilnehmerzahl von 50 angegeben haben und am Ende 150 Personen kommen, könnte dies ein Problem darstellen, wenn kein ausreichend großer Raum zur Verfügung steht. Teilen Sie dies daher so früh wie möglich mit.  Es ist besser, ihnen so früh wie möglich so viele Informationen wie möglich zu geben, auch wenn Sie die Teilnehmerzahl und den Zeitplan anpassen müssen. Diese kleinen Dinge sind zu erwarten. Wenn Unterkünfte gebucht werden, benötigt das Hotel rechtzeitig eine Zimmerliste, da Sie sonst möglicherweise für ungenutzte Zimmer bezahlen müssen.

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Lesen Sie alle Korrespondenz sorgfältig durch, insbesondere die endgültigen Ablauf-/Funktionsblätter. Diese werden an alle Abteilungen verteilt, damit diese wissen, was am Tag Ihrer Veranstaltung geschieht. Wenn diese Blätter Fehler enthalten, kann dies dazu führen, dass etwas nicht Ihren Erwartungen entsprechend abläuft oder etwas geschieht, das Sie gar nicht mehr benötigen.  Wenn Sie beispielsweise Canapés zum Aperitif servieren lassen wollten und diese nicht auf dem Veranstaltungsblatt vermerkt sind, werden sie am Abend nicht serviert. Wenn hingegen Canapés auf dem Veranstaltungsblatt vermerkt sind, weil Sie danach gefragt haben, diese aber nicht mehr benötigen, werden sie dennoch serviert und Ihnen in Rechnung gestellt. 

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An diesem Tag passieren Fehler, aber das Team zu kritisieren, hilft nicht, die Situation zu lösen. Bitten Sie sie, Vorschläge zur Lösung des Problems zu machen, einigen Sie sich darauf, wie es gelöst werden soll, und geben Sie dann, wenn Sie möchten, nach dem Ereignis Feedback dazu, wie Sie sich fühlen. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie auch anerkennen, was zur Lösung des Problems unternommen wurde und ob dies zufriedenstellend war oder hinter Ihren Erwartungen zurückblieb.

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Wenn Sie einen Fehler gemacht haben, lassen Sie diesen nicht am Hotelpersonal aus. Das löst Ihr Problem nicht und verschlechtert nur die Beziehungen für die Zukunft. Stehen Sie zu Ihrem Fehler, dann kann das Hotelpersonal Ihr Problem vielleicht lösen, wenn es in seiner Macht steht, und niemand muss davon erfahren. Beachten Sie jedoch auch, dass wir keine Wunder vollbringen können und nur begrenzt helfen können.

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Nehmen Sie sich nach Abschluss der Veranstaltung bitte die Zeit, Feedback zu geben. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter erfahren, was sie gut gemacht haben und was sie beim nächsten Mal verbessern können. Wenn sie immer nur negatives Feedback erhalten, fällt es ihnen schwer, motiviert zu bleiben. Die meisten Hotelangestellten erhalten nur den Mindestlohn, und es ist ihre gute Arbeit, die sie Tag für Tag wieder zur Arbeit kommen lässt.

Ich hoffe, diese Tipps helfen Ihnen dabei, Ihre nächste Konferenz erfolgreich zu buchen, und ermöglichen Ihnen, den Tag zu genießen. Die Mitarbeiter von Conference Bookers sind Experten für die Funktionsweise ihres Veranstaltungsortes, aber sie können sich nur an Ihren Bedürfnissen orientieren. Sprechen Sie also offen, atmen Sie bei Bedarf tief durch und lassen Sie sich von ihren Ratschlägen leiten.